Manajemen Persediaan Dan Pengendalian Dalam Perusahaan Farmasi

Industri farmasi adalah industri yang sangat penting di dunia industri karena peran utamanya dalam mempertahankan bangsa yang sehat. Di dalam industri, ada berbagai perusahaan atau perusahaan yang terlibat dalam satu bentuk perdagangan atau yang lain. Sementara beberapa mengkhususkan pada penelitian dan pengembangan sehubungan dengan obat-obatan atau obat-obatan untuk menyembuhkan satu infeksi atau penyakit yang sudah ada atau yang baru, beberapa di antaranya menjadi obat-obatan manufaktur dan yang lainnya adalah meresepkan obat-obatan, obat-obatan pemasaran, dan sebagainya. Adegan ini, seolah-olah drama panggung, telah ditonton, dinilai dan dikendalikan oleh organisasi, asosiasi, badan, komisi, dan komite khusus untuk memastikan bahwa segala sesuatunya tidak melampaui normal.

Sebagai seorang manajer toko / gudang yang berpengalaman dan kemudian sebagai manajer logistik dan gudang, saya selalu ingin menempatkan beberapa hal bersama-sama untuk individu di masa depan yang mungkin akhirnya menemukan diri mereka bekerja di perusahaan seperti perusahaan farmasi. Banyak yang merasa sulit untuk bekerja sebagai satu dan mereka yang benar-benar bekerja sebagai seseorang mengalami banyak kesulitan seperti kehilangan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan dan mereka harus membayar, banyak pertanyaan untuk menjawab mengapa obat kadaluwarsa tanpa mengetahui, kerusakan , memasok kekuatan yang salah atau SKU untuk yang lain, hilang dalam perjalanan jika dibebani dengan tanggung jawab logistik dan sebagainya.

Segera setelah saya mendapatkan pekerjaan, saya meluncurkan apa yang ingin saya capai yang setiap manajer toko diharapkan untuk lakukan jika dia harus mencapai kesuksesan dalam pekerjaan. Lihatlah milikku.

Toko / gudang berkomitmen untuk:

saya. melayani Anda lebih baik melalui pengiriman yang cepat atau pengiriman stok,

ii. meningkatkan komunikasi yang efektif,

aku aku aku. menangani keluhan Anda dengan sopan santun, perawatan mutlak, dan respons yang cepat,

iv. dokumentasi yang tepat dan akurat untuk keefektifan dan efisiensi, dan

v. proses hukum untuk datangnya, keluar-masuk dan keluar-sourcing dari saham.

Ini milikku dan kamu membutuhkan sesuatu yang mirip dengan ini, tidak persis. Itu semua tergantung pada organisasi Anda dan apa yang ingin Anda lakukan atau capai. Manajemen inventaris dan kontrol dengan demikian adalah pengetahuan yang sangat penting di toko atau manajer gudang harus memiliki untuk melakukan pekerjaan dengan baik.

Secara praktis, manajemen inventaris adalah semua tentang memastikan bahwa semua hal tentang saham Anda direncanakan dengan baik dan terorganisir sedemikian rupa sehingga ada aliran stok yang mudah di dalam dan di luar perusahaan. Ini berarti Anda harus memiliki stok yang cukup untuk memenuhi semua pesanan dan memastikan bahwa pelanggan terus memiliki saham sepanjang waktu. Ini adalah hal yang rumit dan cukup menantang. Namun, beberapa program telah membantu mengurangi stres menggunakan berbagai formula dalam mendapatkan tingkat pemesanan ulang, tingkat stok maksimum dan minimum, tingkat peringatan, permintaan tahunan, dll. Ini adalah tentang PERSEDIAAN ATAU PENGENDALIAN SAHAM.

Dalam mengelola saham Anda di perusahaan farmasi, Anda harus belajar dulu cara menyimpan catatan yang tepat. Anda harus sangat fleksibel dalam hal ini dan menyukai figur terutama ketika Anda menangani lebih dari 100 jenis obat yang berbeda dan beberapa memiliki kekuatan yang berbeda, mis. 10mg, 25mg, 50mg, 100mg, 500mg, 1g, 4000iu, 10000iu, 20000iu, dll. Beberapa dokumen yang harus Anda miliki dan gunakan adalah:

DELIVERY NOTE (DN): Ini mencatat semua obat dan bahan yang meninggalkan toko ke pelanggan, REP, pekerja kantor dan donasi ke institusi. Ini harus memiliki Tanggal, Khusus (untuk nama obat, tanggal kedaluwarsa, nomor dan kekuatan bets), rincian pengemasan (misalnya botol, botol, PC, dll), Nama dan Alamat penerima barang, nomor seri, ruang tanda tangan untuk manajer toko dan penerima. Ini bisa diduplikasi dalam warna pink atau dalam rangkap tiga.

GOODS RETURN FORM (GRF): Mencatat semua pengembalian barang dan dalam kondisi baik.

CATATAN PENERIMAAN BAIK (GRN): Mencatat semua saham yang diimpor saat mereka masuk ke toko yaitu saham yang diimpor dari pabrik dan diterima di toko atau stok yang diterima dari departemen produksi ke dalam toko dan siap untuk dikeluarkan.

PRODUCT REQUSITION NOTE (PRN): Catatan semua permintaan untuk penempatan pesanan diteruskan ke manajer pembelian atau departemen pengadaan ketika stok mencapai tingkat pemesanan ulang. Ini harus menentukan stok mana yang perlu diisi ulang dan jumlah yang harus dipesan (meskipun manajer pengadaan dapat mengetahui jumlah yang tepat untuk pengadaan dalam batasan keuangan organisasi).

WAYBILL: Ini adalah dokumen toko yang menyertai saham yang dipindahkan dari organisasi yang harus disajikan ketika berhenti di jalan baik oleh petugas keamanan organisasi atau memaksa dalam perjalanan ke gudang atau toko pelanggan.

KARTU BIN: Ini adalah dokumen yang menunjukkan setiap hari masuk dan keluarnya stok masuk dan keluar dari toko atau gudang. Itu harus menunjukkan nama dan alamat penerima, nomor batch, tanggal kedaluwarsa, kuantitas, tanda tangan dan saldo (secara terus menerus). FIFO harus diterapkan secara ketat sehingga terhindar dari kerugian akibat berakhirnya obat-obatan.

INVENTARISASI PERANGKAT LUNAK: Manajemen persediaan dan perangkat lunak kontrol dapat diinstal pada sistem kantor untuk posting harian dan laporan akurat yang dihasilkan oleh program yang diuji dan dicoba. Yang bagus termasuk program inventaris inflow, Chronos eStock Card, Inventoria Manager Stock, dll.

Dalam mengelola stok atau inventaris di perusahaan farmasi, hal-hal berikut harus dipertimbangkan:

1. Tanggal kadaluwarsa stok harus diperiksa dan didokumentasikan. Itu harus ditulis pada kartu bin.

TINDAKAN MANAJEMEN: Pastikan bahwa ada pengawasan yang tepat pada tanggal kedaluwarsa setiap obat untuk menghindari kerugian karena kedaluwarsa.

2. Nomor Batch harus dicatat dan didokumentasikan karena jumlahnya mungkin banyak dari kelas obat yang sama

AKSI MANAJEMEN: FEFO (First Expiry, First Out) harus digunakan di sini. Paket kedaluwarsa pertama harus keluar terlebih dahulu.

3. Suhu harus diperhatikan dengan baik dan juga kondisi penyimpanan. Beberapa instruksi tersebut adalah: simpan antara 2oC dan 5oC, simpan antara 15oC dan 25oC, lindungi dari sinar matahari, simpan dalam freezer, dll. Ikuti petunjuk ini.

TINDAKAN MANAJEMEN: Suhu harus dipantau dengan baik untuk menghindari kerusakan karena suhu di atas / di bawah.

Lainnya termasuk:

4. Saham tidak boleh penuh sesak di stok. Harus ada ruang yang cukup dan toko harus diatur dengan baik untuk memungkinkan lokasi yang mudah dan gerakan bebas.

5. Data komputer harus ada untuk semua saham di toko yang akan diperbarui setiap hari atau hampir segera ketika stok akan keluar atau masuk untuk memungkinkan manajer mengetahui jumlah yang tersisa untuk setiap saham sekilas pada sistem dalam hal mendesak permintaan.

6. Kebersihan adalah bagian dari pengelolaan gudang yang tepat.

7. Dokumentasi yang tepat dan pembaruan catatan juga diperlukan di sini dari dokumen sumber ke Bin Card.

Strategi pengendalian persediaan juga diperlukan untuk manajemen gudang yang efektif dan efisien. Banyak perangkat lunak sekarang ada untuk menghilangkan kesulitan di bidang ini. Dalam mengontrol stok gudang, tindakan / perangkat lunak / program pengendalian harus dapat menentukan hal-hal berikut yang harus diambil / diambil keputusan yang benar:

1. TINGKAT STOCK MAKSIMUM

2. TINGKAT SAHAM MINIMUM

3. TINGKAT RE0RDER DARI STOK

4. KUANTITAS REORDER

5. TINGKAT PERINGATAN UNTUK STOCKS

6. KONSUMSI NORMAL

7. PERIODE NORMAL REORDER

8. PERMINTAAN ATAU QUANTITY TAHUNAN

Metode manual pengendalian stok cepat memudar meskipun beberapa organisasi masih menggunakannya. Namun, pemeriksaan harian diperlukan untuk memastikan efisiensi. Komputer hari ini telah membantu untuk menghemat waktu tersebut karena peringatan props ketika saham perlu menyusun ulang, di bawah tingkat minimum, ketika kelebihan stok, dll.

Secara keseluruhan, manajemen stok dan kontrol adalah aspek penting dari tanggung jawab manajer gudang yang harus ditangani secara efektif dan efisien jika dia harus tetap bekerja karena semua yang diminta darinya adalah fungsi ini. Oleh karena itu, manajer gudang harus berusaha untuk mengikuti perkembangan melalui pelatihan dan pengembangan dalam bentuk sekolah lanjutan, lokakarya, seminar, riset internet, dll.

Manajemen Risiko dan Pengendalian Persediaan

Dalam berbagai ukuran operasi di mana barang-barang gudang yang bersangkutan, departemen keuangan harus lelah dari meningkatnya biaya tenaga kerja gudang dan kepemilikan persediaan yang berlebihan. Sistem kontrol inventaris dalam bentuk yang paling sederhana menciptakan efisiensi di sekitar penerimaan, putaway, pengambilan dan pengiriman barang. Ini memberlakukan alur kerja penghematan biaya di titik kerja melalui perangkat lunak logistik yang dibuat khusus. Melalui penggunaan teknologi nirkabel dan perangkat pemindaian kasar, bar-kode baik pada produk dan lokasi slot dipindai untuk menegakkan proses gudang yang efisien. Perangkat lunak manajemen gudang modern dapat memberikan tingkat baru pelacakan produk dan validasi yang menjadi penting dalam inventaris manajemen.

Dari perspektif manajemen risiko, solusi kontrol inventaris dapat membantu menyediakan jenis efisiensi tenaga kerja dan jejak audit yang memberikan CFO dengan informasi kunci selama periode pelaporan. Sistem manajemen gudang berbasis kode bar dapat menawarkan tingkat detail yang rumit yang penting ketika departemen keuangan mencari aset inventaris negara sebagai nilai dolar di neraca.

Memiliki kontrol ketat pada persediaan gudang adalah penting karena kelebihan uang akan dihabiskan untuk persediaan gudang yang tidak diubah, dikirim atau dijual. Skenario ini dapat mengurangi keseluruhan biaya peluang untuk bisnis yang ingin menginvestasikan dolar dengan bijaksana dalam investasi lain (bukan hanya persediaan) dan mewujudkan nilai bersih bersih yang positif untuk proposal alternatif.

Bergantung pada industri Anda, sebagian besar sistem mengizinkan pelacakan tanggal kedaluwarsa, poin pemesanan ulang dan memberikan analisis tentang item-item stok mana yang paling banyak bergerak dan menghasilkan keuntungan paling besar. Ada aturan umum bahwa 80% penjualan atau laba berasal dari 20% inventaris. Informasi semacam ini dapat dihitung dengan mudah oleh sistem manajemen gudang. Hasil penting lainnya dari memiliki sistem yang mengontrol inventaris Anda adalah memiliki snap-shot inventaris yang 99,9 persen akurat; ini berarti bahwa nilai dolar aset inventaris juga sangat akurat. Keakuratan tingkat tinggi ini dicapai melalui proses validasi kode bar secara terus-menerus sebagai produk dan paket pabrikan material. Proses penghitungan siklus padat tenaga kerja biasa dilakukan secara otomatis oleh sistem manajemen gudang, karena ia terus memperbarui informasi produk di gudang, dari apa yang dipetik ke apa yang disimpan di lokasi slot atau bin. Jumlah total siklus inventaris, yang dapat menggunakan banyak jam kerja dan waktu penyelesaian beberapa hari juga menjadi berlebihan. Kepercayaan dalam akurasi inventaris tidak sesuai dengan kebutuhan untuk menjadwalkan jumlah persediaan tahunan yang besar. Akhirnya, dengan antarmuka softare data ini dapat memperbarui ERP host (seperti SAP, Infor, Sage, Navision dll) dan memberikan visibilitas di seluruh perusahaan. Memperbarui sistem host akan meningkatkan efisiensi transaksi real-time dan meningkatkan proses bisnis yang bergantung pada data inventaris yang tepat waktu dan akurat.

Satu hanya dapat mulai menganalisis jumlah inventaris dan gerakan secara efektif dengan sistem kontrol persediaan. Tingkat akurasi dalam gudang tanpa bentuk pelacakan otomatis bisa serendah 70%. Otomasi dapat membawa akurasi penghitungan produk hingga 99,8% + tingkat.

Pengendalian persediaan harus menjadi perhatian khusus untuk bisnis yang berkembang pesat dan memiliki pandangan yang jauh lebih kritis tentang arus kas. Selama semburan dalam produksi, ada kecenderungan untuk kelebihan stok dan ini mengikat uang tunai dalam persediaan. Persediaan posisi harus hati-hati diperiksa dalam analisis arus kas. Bahkan sistem manajemen gudang tingkat biaya rendah dapat mulai mengurangi risiko paparan perusahaan terhadap biaya tenaga kerja dan inventaris yang berlebihan. Ini diberikan bahwa sebagian besar pemilik usaha kecil tidak ingin kelebihan uang tunai perusahaan mereka duduk di gudang.

Manfaat sampingan potensial lain mungkin adalah pengurangan asuransi bisnis jika persediaan berlebih dapat dihilangkan dan acara seperti inventaris yang mati atau inventaris kadaluwarsa dapat dikelola. Sistem kontrol inventaris juga dapat membantu mengurangi kerusakan karena barang-barang tersebut ditempatkan dengan benar dan disimpan di area yang ditandai atau ditunjuk dengan baik dari gudang. Terjadinya pencurian juga dapat dikurangi jika staf menyadari bahwa proses yang ketat ada untuk memantau keberadaan inventaris dan barang yang hilang dapat dideteksi dengan cepat.

Singkatnya, persediaan tunduk pada eksposur risiko berbagai jenis dan dengan sendirinya membawa nilai tunai yang perlu dipantau seperti aset perusahaan lainnya. Sistem pengendalian persediaan dapat membantu mengurangi risiko ini dan memberikan kepastian yang lebih besar secara keseluruhan untuk bisnis.

Apa itu Perangkat Lunak Pengendalian Stok?

Dengan angka terakhir menempatkan inflasi Inggris pada 5,2% banyak bisnis harus menjadi lebih efisien sementara belanja konsumen tetap rendah. Ketika mencari area untuk mendorong efisiensi lebih jauh dari bisnis, banyak yang mencari solusi IT, peningkatan terbesar yang mungkin diperoleh dari peningkatan persediaan dan manajemen gudang dengan sistem manajemen stok yang efektif. Jadi apa itu perangkat lunak pengendali stok dan bagaimana cara kerjanya?

Definisi

Perangkat lunak kontrol stok digunakan untuk mengevaluasi berapa banyak stok yang digunakan dan kapan untuk menyusun ulang. sistem manajemen stok hanya bisa terjadi jika pengambilan stok yang akurat telah terjadi. Rotasi saham harus digunakan dengan perangkat lunak pengendali stok, dengan menggunakan produk tertua sebelum produk yang lebih baru.

Mengapa Melakukannya?

Sederhananya, jenis-jenis sistem ini mendukung bagian-bagian penting dari bisnis dan sangat penting bagi mereka yang bergantung pada manajemen gudang yang efektif untuk mendukung bisnis mereka. Karena itu, penghematan yang besar dapat diperoleh melalui peningkatan efisiensi gudang. Beberapa sistem dapat membantu bisnis mencapai peningkatan seperti mengurangi waktu pengambilan sebesar 60% dan meningkatkan tingkat pemenuhan pesanan sebesar 55%, peningkatan seperti ini dapat menjadi perbedaan antara laba atau rugi untuk banyak bisnis.

Memiliki sistem manajemen gudang yang lebih efisien juga memiliki manfaat tambahan, terutama untuk layanan pelanggan, seringkali ketika sistem kontrol stok yang digunakan dengan benar dapat menyebabkan pengurangan permintaan pesanan pelanggan hingga 40%.

Memilih Pemasok

Sistem kontrol stok telah ada dalam beberapa bentuk selama lebih dari 30 tahun, sebagai akibatnya ada banyak pemasok yang berbeda untuk dipilih. Biaya dapat bervariasi tergantung pada fungsionalitas yang Anda butuhkan, mulai dari sistem dasar dengan fungsionalitas terbatas hingga paket tingkat perusahaan lengkap yang termasuk dalam perangkat lunak eCommerce yang dibangun dan sistem manajemen rantai pasokan.

Berapa pun anggaran Anda, tetap penting untuk mempertimbangkan beberapa poin utama saat memilih penyedia perangkat lunak Anda:

  1. Apakah perangkat lunaknya intuitif dan mudah digunakan?
  2. Apakah perangkat lunak ini mendukung beberapa lokasi dan profil pencetak bin-level? (Kemampuan untuk secara akurat menemukan stok menjadi semakin penting dengan volume pesanan besar dan berbagai ukuran gudang.)
  3. Apakah WMS (Warehouse Management System) atau sistem Stock Control memiliki kemampuan Mobile?
  4. Apakah ada auditability melalui WMS (Warehouse Management System)?
  5. Dapatkah tugas-tugas rutin diotomatisasi oleh WMS?

Ringkasan

Perangkat lunak pengendali stok berfungsi dengan membantu Anda mengatur gudang dan inventaris Anda dengan memberi tahu Anda apa yang perlu dipesan dan kapan serta memastikan rotate stock Anda dengan benar. Baik perangkat lunak pengendali stok membantu mendorong efisiensi bisnis seperti mengurangi waktu pengambilan sebesar 60% dan juga dapat membantu meningkatkan layanan pelanggan. Jadi apa yang harus Anda cari ketika memilih sistem? Pilih perangkat lunak yang mudah digunakan, mendukung beberapa tingkat-bin dan memiliki kemampuan seluler, selain itu juga harus memungkinkan auditabilitas melalui WMS dan memungkinkan otomatisasi beberapa tugas.

Pengendalian Hama di Gudang

Pengendalian hama di gudang komersial adalah tantangan besar bagi sebagian besar perusahaan pengendali hama. Berbagai jenis hama, hewan dan serangga dapat mengganggu gudang Anda. Klien gudang komersial tahu betapa berharganya memperlakukan gudang dan fasilitas secara efektif. Stok makanan dan barang-barang tahan lama lainnya menambah kesulitan merawat gudang. Ada 6 langkah dalam melindungi penyimpanan Anda dan memastikan gudang Anda bebas dari serangan hama.

  • Penilaian. Ini adalah langkah awal untuk membuat program pengendalian hama yang efektif. Menilai gudang adalah pekerjaan yang rumit. Konsentrasi khusus diberikan kepada titik masuk, sumber makanan, sumber air, tempat tinggal, dan sudut karyawan dan pelanggan. Mereka juga akan menilai semua area di gudang seperti kafetaria, pantry, lemari kebersihan, ruang penyimpanan, ruang utilitas, ruang kenyamanan, dan area pengiriman dan penerimaan.
  • Periksa desain bangunan. Setelah penilaian menyeluruh dan mengidentifikasi area masalah yang ada dan mungkin, hal berikutnya yang harus dilakukan adalah mengetahui pelanggan bangunan dan lalu lintas karyawan yang merupakan jumlah total individu yang keluar masuk gedung setiap hari. Periksa area masuk seperti pintu pejalan kaki, saluran listrik, pintu overhead, sumber air, dan perimeter eksterior termasuk area sampah, pagar, bangunan penyimpanan, dll.
  • ID Pest. Setiap jenis hama memiliki teknik perawatan yang berbeda tergantung pada reaksi hama untuk setiap perlakuan. Manajemen hama profesional biasanya mengumpulkan informasi dari karyawan untuk mendapatkan informasi yang tepat tentang hama untuk menghindari infestasi lebih lanjut dan memantau masalah saat ini.
  • Program yang disesuaikan. Setiap gudang berbeda dari gudang lainnya, sehingga setiap gudang memerlukan program pengendalian hama yang berbeda dari yang lain. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan adalah lokasi, usia bangunan, cuaca, ukuran gudang dan banyak faktor lainnya. Untuk mengembangkan program manajemen hama terbaik yang akan memenuhi persyaratan gudang Anda, para profesional akan memeriksa dan menghancurkan fasilitas dan akan berbicara dengan karyawan.
  • Kebersihan. Intinya dalam setiap pengendalian dan pemeliharaan hama adalah sanitasi. Keberhasilan program pengendalian hama dan mempertahankan gudang bebas hama akan tergantung pada sanitasi di gudang Anda. Pengontrol hama akan menggunakan catatan catatan layanan, catatan aplikasi, catatan pengamatan, dan laporan sanitasi untuk program agar efektif. Anda akan dapat mencegah risiko kesehatan, masalah keuangan dan hukum terkait dengan invasi hama.

Teknik Manajemen Hama Terpadu

Manajemen hama terpadu adalah teknik pengendalian hama yang menggunakan inspeksi, catatan, sanitasi, eliminasi, perangkap, pemantau hama, dan bahan kimia jika diperlukan. Menggabungkan teknik-teknik ini akan menyediakan program yang akan menghilangkan hama. Pendekatan yang digunakan dalam mengendalikan pusat hama untuk sanitasi dan pencegahan. Ini juga akan mengajarkan karyawan Anda tentang praktik yang benar dan memperbaiki strategi pengendalian hama. Metode IPM mengurangi penggunaan bahan kimia berbahaya dan bahan berbahaya lainnya. Layanan lain yang ditawarkan mungkin termasuk:

  • Garis dan pipa caulking
  • Menggunakan perangkap hewan pengerat dan serangga
  • Memasang atau memodifikasi perangkap serangga
  • Membuat perubahan dalam struktur
  • Mendokumentasikan penampakan serangga
  • Mempertahankan catatan dan laporan untuk klien dan pejabat
  • Komitmen terhadap keselamatan. Pastikan keamanan yang diperlukan untuk IPM sebanyak yang diperlukan untuk industri gudang.

Manfaat utama program dapat mencakup hal-hal berikut:

  • Layanan 24 jam. Layanan tersedia kapan saja Anda membutuhkannya. Mereka memiliki jadwal dan rencana yang fleksibel berdasarkan kebutuhan gudang.
  • Kualitas terbaik. Tingkat kualitas dipantau secara konsisten dan melampaui standar yang ditetapkan oleh biro negara dan perizinan. Mereka menyediakan sanitasi dan dokumen pribadi bersama dengan buku-buku log. Teknisi mereka dilisensikan yang lulus pemeriksaan latar belakang yang menyeluruh.
  • Komunikasi yang jelas. IPM memberikan hasil terbaik. Buku catatan mereka memberikan akses ke data yang relevan, panduan yang diusulkan, dan laporan yang diperlukan selama pemeriksaan, pemeriksaan keamanan dan pemeriksaan.
  • Ahli entomologi profesional. Anda akan dapat menyewa hama dan ahli serangga yang memiliki pengetahuan dalam apa yang mereka lakukan.

Jenis gudang yang layanan pengendalian hama dapat membantu meliputi:

  • Gudang data
  • Gudang makanan
  • Gudang barang kering
  • Gudang importir
  • Gudang eksportir
  • Gudang grosir
  • Bisnis transportasi
  • Gudang pabean
  • Gudang otomatis
  • Gudang berpendingin
  • Gudang manufaktur
  • Gudang logistik pihak ketiga
  • Gudang penyimpanan dingin
  • Gudang obat
  • Perusahaan pemindahan dan penyimpanan
  • Gudang medis